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有限会社 アヴァカス

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Abacus Corporation

旅費・経費精算システム e-keihi


旅費・経費精算システムeKeihi で 効率アップ    会計ソフトと連動 / 駅すぱあと連動 / 海外出張にも対応
申請、承認、支払という一連の業務をWEBシステム化!
旅費や経費の申請支払い処理は今までの紙ベースなどでは管理職や経理担当者の業務を圧迫し、現在多くの会社で間接部門のコスト削減が課題となっております。 eKeihiで担当者の業務量の削減、承認決裁のスピードアップ、ペーパーレス化で大幅なコスト削減をはかることができる、パッケージソフトです。
■ 機能概要
交通費精算
近距離移動の交通費の精算を行います。予め登録した訪問パターンを利用して交通費の精算や駅すぱあとを利用した交通費の精算を行います。
出張申請
国内出張の出張申請や仮払の申請を行います。出張申請の際に駅すぱあとの利用やその出張で発生する予定の旅費交通費及び経費、日当手当などは事前に申請することもできます。
出張精算
国内出張で発生した旅費交通費及び経費の精算を行います。出張申請の際に入力した情報(旅費交通費及び経費の明細)は出張精算に転記されます。出張申請や仮払いを必要としない場合には直接出張精算からのスタートも可能です。過去の出張精算のコピー、訪問パターンの利用、駅すぱあとを利用した経路の入力、等級ごとの宿泊費や日当手当の自動計算に加えてクレジットカード、現物支給(チケット、回数券等)を利用した出張精算も可能です。 ※新幹線のExpress予約を利用した交通費の精算も出張精算で入力できます。
海外出張申請
(オプション)
国内出張申請の機能に加えて外貨の項目が追加されます。 国内移動分(国際空港まで)と海外移動分をまとめた申請が行えます。
海外出張精算
(オプション)
国内出張精算の機能に加えて外貨の項目が追加されます。国内移動分(国際空港まで)と海外移動分はまとめた精算が行えます。外貨レートマスターにより円貨を自動計算し、円貨での支払いとなります。国内出張と海外出張の日当や宿泊費はそれぞれで設定が可能です。国内出張と海外出張分は混在していても、税処理を意識する必要はありません。
経費申請
物品購入や接待など、一般経費の申請(仮払の選択も可能)を行います。また経費申請伝票の精算方法が、経費精算(従業員の立替精算)または支払依頼(請求書による支払依頼)のいずれかからの選択式となります。(事前の接待交際費申請や購買申請、及びそれらの精算、支払処理が可能となります。)
※出張の旅費交通費や経費に必要とされる仮払いは出張申請で行います。
経費精算
物品購入、経費、接待費などを社員が立替した際の精算は経費精算で行います。事前の経費申請に対する精算処理も可能です。個人カードやコーポレートカードを利用した精算も可能です。 ※交通費の立替や出張精算での旅費・経費等の立替はそれぞれの画面で行えます。
支払依頼
経費全般の請求書に対して外部の取引先へ支払する為、担当部署へ依頼します。事前の経費申請に対する支払依頼処理も可能です。振込手数料を差し引いた金額の振込みや銀行からの自動引落しの経費の支払いにも対応しています。
詳細機能及び特徴
電子承認
    eKeihiは多くの旅費経費精算データが通過する「承認」業務を効率よ処理できるように十分な配慮が施されています。一目で承認待のデータの有無が分かるトップページ表示、一覧形式で承認処理を行える承認欄、チェックをつけるだけで承認処理が完了する承認方法など、シンプルな操作性はスピーディーに処理しなければならない承認業務を大いにサポートします。
柔軟なワークフロー
    承認フローは部門、ユーザー、金額、プロジェクトごとに設定ができますので、柔軟なワークフローの構築が可能です。ワークフローは、上長の承認は最大3階層+管理者承認(総務、経理など)の最大4階層に対応しています。各、機能ごとに異なったワークフローの設定も可能です。上長の代理承認にも対応していますので承認業務が滞ることはありません。また申請者による承認取下も可能です。
進捗状況のリアルタイム把握
    電子承認の進捗状況に加えて、経理で確定した支払予定日も支払者のWeb画面に表示されますので、経理部門へお問い合わせいただかなくてもリアルタイムに伝票の進捗状況を把握できます。
駅すぱあと連動
    駅すぱあとイントラネットと連携することで、常に最新のデータ、運賃データを利用できます。定期券利用時運賃自動算出機能の利用により、面倒なチェック作業が不要になります。シームレスな連携により別々のソフトを操作する感覚はありません。駅すぱあとの探索条件を保存できる「訪問パターン」機能を利用すれば、入力の効率が飛躍的にアップします。
メール送信機能
    電子承認を迅速に行う為に、承認者へ承認依頼のメールがeKeihiから送信されます。第一階層で承認が完了しますと次の承認者へメールが自動送信されます。また承認者が伝票を差し戻した際には差戻しのメールが自動送信されるほか、承認完了メールや承認取下メールも自動的に送信されます。
プロジェクト管理対応
    各機能ごとで経費を入力する際にプロジェクトを指定することができます。コンソールからプロジェクト別の集計表の印刷が可能なほか、仕訳データにセットすることで、会計ソフト側でもプロジェクトごとの旅費経費を把握することができます。また、システム設定でプロジェクトの文言を製番や工事番号などに変更も可能です。
クレジットカードや現物支給による精算
    運用に合わせて、出張精算や経費精算にてクレジットカード利用分の精算も可能です。個人口座決済型のカードや会社口座決済型のカード、両方に対応してます。また同様に、出張精算の際の現物支給分(チケット、回数券など)を精算することも可能です。
セキュリティ
    ユーザーID、パスワード入力によりログインしたユーザーは、ユーザー自身のデータと共有データの操作のみが可能となります。マスターの設定により管理者はユーザー別に利用できるメニューの制限をかけることができます。またSSL(Secure Socket Layer)暗号化通信にも対応していますので、より安全にeKeihi をご利用いただくことができます。更に、パスワードには有効期限の設定も可能です。
代理入力
    各伝票は代理入力が可能です。実際に経費を発生させたユーザーが何らかの理由により起票できない場合でも、代理の起票者が自身のID、パスワードでログインして、起票できないユーザーの代理として起票することができます。この場合、実際に経費を発生させたユーザーと起票したユーザーの双方の画面から伝票データを操作、閲覧することができます。
複数拠点に対応
    複数拠点を設定することで機能ごとにデータの処理制限や表示制限が可能です。マスターは共通で利用しますので拠点ごとのマスターメンテナンスは不要です。
システム設定
    豊富な設定項目を用意しているため、カスタマイズの追加投資をせずにさまざまな運用体系に対応できます。
カスタマイズ可能
    すべての機能のカスタマイズをリーズナブルな価格で承っております。別途ご相談下さい。
Web帳票
    Web上の各処理画面より申請者・承認者が申請書、精算書等を印刷することができます。 帳票にはバーコードを出力しているので、支払確定処理をする伝票の数が多い場合でも、バーコードリーダーで読み取ることにより迅速な処理を実現できます。
    ・交通費精算書 ・経費申請書 ・出張申請書 ・経費精算書 ・出張精算書 ・支払依頼書
管理帳票
    コンソールよりチェックリスト、集計表、支払予定表などを印刷することができます。出力条件を指定すれば必要なデータだけを印刷することができますので、効率のよい業務サポートが得られます。
・交通費精算書
・出張申請書
・出張精算書
・経費申請書
・経費精算書
・支払依頼書
・交通費精算チェックリスト
・交通費精算チェックリスト(明細)
・出張申請チェックリスト
・出張申請チェックリスト(明細)
・出張精算チェックリスト
・出張精算チェックリスト(明細)
・経費申請チェックリスト
・経費申請チェックリスト(明細)
・経費精算チェックリスト
・経費精算チェックリスト(明細)
・支払依頼チェックリスト
・支払依頼チェックリスト(明細)
・支払一覧表 - ユーザー
・支払一覧表 - ユーザー(明細)
・支払一覧表 - 業者
・支払一覧表 - 業者(明細)
・集計表【部門別】
・集計表【科目別】
・集計表【プロジェクト別】
・プロジェクト集計表 - プロジェクト別
・プロジェクト集計表 - 部門別
・プロジェクト集計表 - ユーザー別
・仮払未精算一覧表 - 出張申請
・仮払未精算一覧表 - 経費申請
・支払形態別一覧表
・定期券一覧表
・源泉税一覧表
・源泉税一覧表(明細)
・伝票INDEX
・バーコード支払確定一覧表
・支払通知書
・FB出力確認リスト
・FB出力確認リスト(明細)
・FBエラーリスト
・部門マスター一覧表
・ユーザーマスター一覧表
・用件マスター一覧表
・内訳マスター一覧表
・プロジェクトマスター一覧表
・取引先マスター一覧表
・会計科目マスター一覧表
データ連動
マスターデータのExcel取込・出力
    各種マスターデータをExcelから取り込むことができますので、初期設定も簡単に行えます。また既存のマスターデータをExcelに出力することもできます。出力したエクセルシートで編集したデータを再度取り込むこともできます。
FBデータ作成
    全銀協フォーマットで出力するファームバンキングデータ作成機能を搭載しています。複数の振込元口座の利用や取引先毎に振込手数料を自動計算させることもできます。また支払日が同じ場合は名寄せ(集約)されたデータを出力します。
仕訳データ出力 (オプション)
    PCA会計をはじめとする、ほぼ全ての会計ソフトと連携が可能です。豊富な連携実績 にもご注目ください。WEB上では直接勘定科目の入力は不要ですが、マスターと設定情報をもとに自動的に仕訳データを作成することができます。原価・製造費、販売管理費などの勘定科目は自動的にセットされます。プロジェクト(製番、工事番号)は精算画面に入力されていれば、仕訳にも反映することができます。
伝票データ出力 (オプション)
    各、機能ごとに明細データをExcelやCSV形式にて出力、分析、 集計表やグラフなどの作成に利用できます。