現在の日本経済を取り巻く環境は為替、株価などの不安定な状況の中で、一段と厳しさを増し、深刻な影響も懸念される中、我々中小企業はどの様に打開していくかが大きな課題となります。 経営者が置かれる立場から、単に売上げ増強などだけに目をやる事になるのではないしょうか。過去にない経済状況に置かれた今、企業を立て直す特効薬などもありません。このような時こそ、地道に足下を固め、無駄を省き長期的な計画を立てなければなりません。
弊社は事務に於けるコンピュータ化や経理事務のアウトソーシング、並びに事務の戦略的な効率化・合理化を求めておられる企業様のお手伝いをさせていただいております。 これにより多くの企業様の体制の立て直しや、方向性の明確化に成功した事例を積み重ねております。今後もさらに多くのお客様へお役に立つべくして業務の拡幅をし、体制を強化いたしております。
事務についてのこんなお話
ご存じでしょうか？
一言で事務と云っても多種多様で、其々の事務には基本的なルールと流れが有る事を・・・。 その基本的なルールや流れを無視すると間違いやロスが発生し、折角得た利益を笊で汲んでいる様な損失になり、取引先様にも多大な迷惑をかけることになります。 事務の流れの例として、各種台帳が有り、各種伝票から元帳や補助元帳などに転記され、その中にはまた細かなルールが山ほどあるのです。昔は多く事務員さんが有能であり、ルールや流れを知っていて綺麗な文字ですべて手書きに依って行われていました。しかし、昔であれば4人掛かって行っていた作業も今やコンピュータで1人ででも出来てしまう時代になり、優れた事務員さんは大変少なくなりました。それはコンピュータの中がブラックボックスで、事務の仕組みが解るようには成っていないのと、ソフトも十分理解しないと工夫が出来ない理由から人が育たないのが挙げられます。コンピュータもただの道具であって使うのは人です。
例えば、会社創設時に社長さんは売上を上げる為の工夫には努力されますが、事務のことをしっかり考えた仕組みを作られるかというと、これはかなり疑問ではないでしょうか。 どこの会社でも売上が少しずつ上っていくことによって、必要性に迫られあれこれ考えられるでしょう。それでは継ぎはぎだらけで、仕組みやシステムには成っていないのが実情のようです。ある中堅企業の社長さんが『うちの会社で利益を上げていない部署は総務部だけだ！』と強く仰る方がおられましたが、それは大きな間違いです。いくら営業部が売上を上げても事務がしっかりしていないと利益の取りこぼしにも繋がるし、事務で蓄積されるデータ類は経営に関わる大きな資産に当たるものですから、会社では事務を基幹業務として位置付けなければなりません。また、会社規模に応じて事務のシステムを変化させなければなりません。売上げや雇用体制によってそれぞれのシステムを構築する必要があり、会社が大きくなる過程で常に事務の見直しが必要になります。
事務の実務担当者が一番困ることは、他の人が何をしたかが解らない。人がやったことの形跡を追うことは事務処理業務を行うよりも難しく時間がかかるものです。また、過去に作って保管している書類を探すこと。この様な事を改善するには『事務の一元化』という考え方が必要です。すべての書類やデータを一元管理することにより、実務担当者の作業を軽減させ、正確なデータ活用が出来るようになります。一元管理することにより見せたくない人にまで見られてしまう心配もされるでしょうが、セキュリティー性の高いシステムにすることも必要です。社内の書類やデータは機密情報ですからパートの方に見られるといけないものも有りますし、機密情報の漏えいは、ほとんどが内部で行われている事実も有ります。個人情報保護法もありますが、ここ近年の会社法や金融商品取引法などに『内部統制』というのが示されています。内部統制とは一般に企業などの組織内部において、違法行為や不正、ミスやエラーなどが行われることなく、組織が健全かつ有効・効率的に運営されるよう、各業務でルールや業務プロセスを整備し所定の基準や手続きを定め、それに基づいて管理・監視・保証を行うこと。そのための一連の仕組みを内部統制システムと言いますが、この様な事にも各業務ソフトメーカは対応して、ソフトの改善を行っている処も有りますのでソフト選定のポイントになるでしょう。
会計業務の話ですが、会計は企業の取引のうち金額で記載できる全てのデータを記録し、内部・外部に報告するための一連の手続きの事を言います。会計と聞くと『会計イコール税理士』と発想される方も多いのではないでしょうか？ 会計業務の中には管理会計・税務会計・財務会計とありますが、その違いをそれぞれ挙げて見ましょう。
財務会計 ： 外部の利害関係者向けで株主や債権者、取引先など外部の利害関係者向けに作成するもの
税務会計 ： 税務署向けで財務会計を調整し、法人税額を算出するために作成するもの
管理会計 ： 企業内部向けで各部門長など企業内部の人間が、自社・自部門の業務を理解把握し、経営者の意思決定や業績評価などに活用するもの
これで違いはお解りいただけると思いますが、多くの中小企業ではこの様な言葉に関係なく、「税理士先生にすべてお任せ」というところが多いのではないでしょうか。 経営者が営業方針や資金繰りなどの意思決定をすることなく居られるのなら良いのですが、そんな訳には行けません。会計で言う取引のデータは経営者にとっては大変重要なデータでそこから得られる情報は自社の方向性にかかわるものであることから、金融機関との取引をする場合は『過去3カ月の試算表をお借りできますか』と必ず請求されます。 ということは、会計処理は月ごとに正確に処理をされなければなりません。少なくとも会計は自社で処理をされ、いつでも各諸表を閲覧できるように備えるべきです。今の会計ソフトでは、仕訳入力なら誰でも出来るようになっています。しかし会計ソフトなら何でも良いと云う訳にもいかないのは、先ほど述べた会社規模によって、また財務会計の諸表の出し方によってソフトを選定しなければなりません。
私たちがこれまで遭遇した企業様では、『在庫管理はしていない』、製造業では『原価計算は感でやっている』、『会計は税理士に任せてあるから決算書が出てこな解らへん』など、売上が年間1億2億の処でこんなことを言っておられる企業様には、なんとか考えを変えていただいて、良い会社経営をしていただきたいと思い、システムの改善を求めています。
私どもは事務のサポートサービスを通じて、環境問題にも取り組んでいます。環境マネージメントシステム、ＫＥＳの認証取得を受け、お客様の事務の効率化で、紙の節減・グリーン購入の提案・データの一元管理に依る無駄な時間の削減など、環境への負荷を軽減して頂く為のお手伝いをしております。弊社はコンピュータ機器や各種業務ソフトの販売、その他ネットワークやサーバのシステム導入から保守管理をさせて頂いていますが、決して『システム屋さん』とか『コンピュータ屋さん』のイメージを持って頂かないように考えています。社名である“Ａｂａｃｕｓ”は英語で「そろばん」を意味し、常に基本を忘れず、新しい技術に挑戦し、お客様の会社が維持発展し、利益の出る強い会社になって頂ける事を信念として、業務の改善を目指した『オフィス業務のトータルサポート業』として、各企業様に認知していただけますよう頑張ってまいりますので今後とも宜しくお願い申し上げます。貴社の事務を総合的に支援できる体制を整えておりますので、ご興味をお持ちになりましたら、何なりとお気軽にお問い合わせいただきますようお願い申し上げます。
有限会社アヴァカス
代表取締役 黒部健次